Các bước cơ bản để số hoá trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số là một trong những vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm. Gợi ý các bước để có lộ­­ trình chuyển đối số trong các doanh nghiệp một cách hợp lý; nhanh chóng có thể tham khảo.

Chuyển đổi số – Một hoạt động tất yếu của các doanh nghiệp

Khái niệm chuyển đổi số còn khá mới mẻ ở Việt Nam. 5 năm trước chuyển đổi số bắt đầu manh nha ở Việt Nam và chỉ được một bộ phận nhỏ doanh nghiệp quan tâm. Tuy nhiên; do ảnh hưởng của dịch Covid – 19 với những biến động mạnh mẽ. Các doanh nghiệp đã công nhận số hoá là một trong những hoạt động giúp quá trình phát triển bứt tốc hơn.

Một thực tế cho thấy rằng; nhiều doanh nghiệp đang có quan niệm sai lầm trong việc chuyển đổi số. Gartner đã khảo sát và chỉ ra những sai lầm khi chuyển đổi số của các doanh nghiệp. Trong đó việc lấy công nghệ làm trung tâm được nhấn mạnh.

Một lời khuyên được Gartner đưa ra đó là thay vì tập trung vào yếu tố công nghệ; các nhà quản trị nên quan tâm đến việc thiết kế tổ chức, công nghệ; chuẩn hoá công cụ,… “Nhắm đến những nhu cầu chưa được đáp ứng – những nhu cầu của thị trường và khách hàng mà ngành chưa từng phục vụ trước đây,” Raskino; chuyên gia của Gartner tư vấn.

5 bước chuyển đổi số hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Triển khai quan điểm này; tại một sự kiện về giải pháp chuyển đổi số mới đây, ông Lê Việt Thắng, Nhà sáng lập kiêm CEO 1Office cho rằng hành trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp cần thực hiện qua 5 bước.

Chuẩn bị dữ liệu

Đầu tiên; theo ông Thắng, doanh nghiệp phải xác định rõ mục tiêu hay giới hạn được bài toán của mình, cụ thể là muốn chuyển đổi số ở lĩnh vực nào? Quản lý nhân sự; công việc hay quản lý khách hàng, quy trình?

“Xác định xong, doanh nghiệp nên chuẩn bị về dữ liệu mẫu; phải làm thật sạch dữ liệu bởi vì dữ liệu là dầu mỏ, là một loại tài nguyên”, ông Thắng nói.

Lựa chọn nền tảng công nghệ

Bước tiếp theo, dựa trên nhu cầu và dữ liệu mình có, doanh nghiệp bắt tay xây dựng các tiêu chí để lựa chọn các nền tảng quản trị thích hợp.

Ở bước này, ông Nguyễn Thành Nam; cựu Tổng giám đốc FPT; hiện là Nhà sáng lập Đại học Funix, lưu ý rằng tư duy phải có trước và phần mềm có sau. ” Đây là tư duy biết nhìn công ty dưới dạng những con số rồi sau đó mới tính tới mua phần mềm”, ông nói.

Theo ông Nam; khi đã hiểu được điều đó thì việc sử dụng phần mềm rất có hiệu quả. Nếu không; doanh nghiệp sẽ mắc phải vấn đề khá phổ biến là có cơ hội để phát triển nhưng chấp nhận dừng lại.

Ngoài ra, trong quá trình lựa chọn nền tảng công nghệ; ông Thắng cho rằng doanh nghiệp cần tích cực truyền thông nội bộ, thực hiện công tác tư tưởng trước để tạo bước đệm về tâm lý cho nhân viên.

“Nhiều doanh nghiệp chuyển đổi số thất bại vì nhân viên phản đối do cảm thấy sự thay đổi khiến các thói quen hàng ngày của họ bị đảo lộn”; ông cho biết.

Số hóa dữ liệu

Doanh nghiệp phải số hóa dữ liệu về nhân sự, dữ liệu khách hàng, dữ liệu về quy trình, công việc…

Số hóa quy trình chính sách

Sau khi số hóa dữ liệu; doanh nghiệp sẽ số hóa các chính sách và quy trình, bao gồm: số hóa quy trình nội bộ, số hóa các quy định về nhân sự, số hóa về chính sách về bán hàng…

Chia sẻ về kinh nghiệm của quá trình này, ông Phan Hải; Trưởng phòng IT của Tin Holdings cho biết, nếu doanh nghiệp muốn số hóa quy trình thì trước hết cần phải có quy trình đã.

Nghĩa là, tài liệu công ty phải sẵn có mới số hóa được. Ví dụ muốn có thông tin nhân sự thì phải có bảng thông tin nhân sự trước xong mới số hóa đưa nó lên phần mềm.

Xây dựng hệ thống báo cáo

Khi mọi thứ đã số hóa; đây là lúc xây dựng hệ thống báo cáo. Hệ thống này có thể là báo cáo tiến độ nhân sự; báo cáo doanh số, báo cáo tiếp thị… Lưu ý rằng, quá trình xây dựng và cải tiến báo cáo cần lặp đi lặp lại liên tục.

Ông Phạm Hải Văn, Nhà đồng sáng lập BB Capital ước tính; trước đây ở Việt Nam có thể có đến 60-70% các CEO ra quyết định theo cảm tính mà thiếu các số liệu báo cáo thống kê. Nhưng khi đã có giải pháp công nghệ, nắm được số liệu đầy đủ sẽ giúp nâng cao hiệu suất; đưa doanh nghiệp đi nhanh và đúng hướng, tạo lợi thế cạnh tranh.

Cũng theo ông Văn; đối với những doanh nghiệp đang chuyển đổi hoặc chưa chuyển đổi số thì lúc này là thời điểm thích hợp nhất. “Xét về mặt tư duy; nếu hiện nay các bạn không chuyển đổi số, các đối thủ sẽ áp dụng công nghệ vào trong quản trị và vận hành doanh nghiệp, tạo được lợi thế cạnh tranh nhiều hơn với mức chi phí tối giản hơn”; ông nói đó sẽ là rủi ro rất lớn.

Trích dẫn từ VnExpress

NĐ